IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVO EN LAS EMPRESAS

Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

El proceso administrativo se divide por la fase mecánica o estructural las cuales son las siguientes:

Planeación

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de ¿qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades importantes de planeación

• Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
• Pronosticar.
• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
• Anticipar los posibles problemas futuros.
• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

La planeación está conformada por:

Misión

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Visión

Descripción de un escenario altamente deseado por la dirección general de una organización. Capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en la mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una organización.

Propósito

Se establecen en forma inmediata de la misión y la visión y no indican una limitante de duración en el futuro.

Objetivo

Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una organización, o a los propósitos institucionales, si se trata de las categorías programáticas. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la pregunta “qué” y “para qué”. En programación es el conjunto de resultados cualitativos que el programa se propone alcanzar a través de determinadas acciones.

Estrategia

Se designa con el nombre de estadística a aquella ciencia que ostenta en sus bases una fuerte presencia y acción de las matemáticas y que principalmente se ocupa de la recolección, análisis e interpretación de datos que buscan explicar las condiciones en aquellos fenómenos de tipo aleatorio.

Políticas

Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporcionan un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños individuales.

Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus etapas y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Organización

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de organización

• Subdividir el trabajo en unidades operativas
• Agrupar las obligaciones operativas en puestos
• Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
• Aclarar los requisitos del puesto.
• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
• Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
• Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

La organización está conformada por:

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo

Coordinación

Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos

Dirección

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades importantes de la ejecución

• Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

• Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

• Motivar a los miembros.

• Comunicar con efectividad.

• Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

• Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

• Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

La dirección está conformada por:

Toma de decisión

Es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.

Integración

Comprende la función a través de las cuales el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes

Motivación

La motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación

Comunicación

Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social.

Supervisión

Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente

Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Actividades importantes de control

• Comparar los resultados con los planes generales.

• Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

• Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

• Comunicar cuales son los medios de medición.

• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

• Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

• Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Identificación de estándares

Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo

Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares.

Comparación

Son ventajas o desventajas que se toman en cuenta para valorar la decisión correcta.

Detección de desviaciones

Es identificar el desempeño real y el estándar, misma que debe reportarse inmediatamente.

Corrección

Integrar las desviaciones en relación con los estándares, analizando si la baja no es causa de una mala calidad de producto

Retroalimentación

Ajustar la información obtenida al sistema administrativo

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Molina Ramos Emmanuel Alejandro. (2014, noviembre 4). Importancia del proceso administrativo en las empresas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/importancia-del-proceso-administrativo-en-las-empresas/